Pemerintahan Tanpa Fotokopi KTP

Oleh:  Laksda TNI (Purn) Rosihan Arsyad

DIGITAL Digital Government, Artificial Intelligence dan Reformasi Birokrasi yang Sesungguhnya

Indonesia telah mempunyai KTP elektronik dan Nomor Induk Kependudukan yang menjadi identitas penduduk secara nasional. Namun masyarakat masih mengenal pengalaman yang paradoksal: mempunyai identitas elektronik, tetapi pada berbagai urusan tetap diminta menyerahkan fotokopi KTP atau mengetik kembali informasi yang sebenarnya telah dimiliki pemerintah.

Masalah tersebut tampak kecil, tetapi sesungguhnya menggambarkan perbedaan antara digitizing government dan digital government. Digitisasi dapat berarti formulir kertas berubah menjadi PDF, surat dikirim melalui aplikasi, tanda tangan menjadi elektronik dan rapat dilakukan melalui layar. Proses lama tetap hidup; hanya medianya berubah.

Transformasi digital mempertanyakan proses itu sendiri. Sebelum membuat formulir elektronik, pertanyaannya adalah apakah formulir tersebut masih diperlukan. Sebelum membangun aplikasi baru, kita harus bertanya apakah fungsi tersebut dapat menggunakan sistem yang sudah ada. Sebelum meminta warga memasukkan data, pemerintah harus bertanya apakah data itu sebenarnya sudah berada dalam basis data pemerintah.

Prinsipnya bukan sekadar paperless government, melainkan processless where possible. Jika pemerintah sudah mengetahui nama, tanggal lahir, alamat dan identitas seseorang secara sah melalui sistem kependudukan, warga seharusnya tidak terus-menerus menjadi kurir data dari satu instansi pemerintah kepada instansi pemerintah lainnya.

Dari Sini Lahir Prinsip Tell Government Once

Warga memberikan informasi kepada pemerintah satu kali. Setelah itu, instansi pemerintah yang mempunyai dasar hukum dan kebutuhan yang sah dapat mengakses data yang diperlukan melalui interoperabilitas sistem. Prinsip ini dapat diterapkan tidak hanya pada identitas, tetapi juga data kelahiran, perkawinan, perpajakan, perizinan, badan usaha, jaminan sosial dan berbagai data administratif lainnya. Tentu saja integrasi data tidak boleh berarti setiap pegawai pemerintah dapat melihat seluruh informasi warga. Pemerintahan digital justru memerlukan perlindungan data yang lebih kuat: role-based access, need-to-know, jejak audit, keamanan siber, pembatasan tujuan penggunaan dan pertanggungjawaban ketika data disalahgunakan.

Tujuannya bukan membangun satu database raksasa yang dapat dibuka siapa saja, melainkan membuat pemerintah dapat bekerja sebagai satu pemerintahan tanpa menghilangkan batas hukum antar-kewenangan. Transformasi tersebut juga mempunyai implikasi besar terhadap ASN. BKN sendiri sedang memperkuat digitalisasi manajemen ASN; pada September 2026 lembaga itu melaporkan pengelolaan 6,7 juta ASN dan pengembangan berbagai layanan digital kepegawaian.

Tetapi digitalisasi tidak seharusnya berhenti pada administrasi pegawai. Teknologi harus mengurangi pekerjaan administratif pemerintah secara keseluruhan.

Di sinilah artificial intelligence mempunyai potensi besar. AI dapat membantu mengklasifikasikan dokumen, mencari peraturan, membandingkan ketentuan yang bertentangan, merangkum laporan, mendeteksi data yang tidak konsisten, membantu pelayanan pertanyaan masyarakat, menganalisis pola pengadaan dan menyiapkan decision support bagi pejabat.

Namun ada bahaya besar apabila AI diterapkan tanpa reformasi proses. Kita dapat menghabiskan uang sangat besar untuk membuat birokrasi yang buruk bekerja lebih cepat. Karena itu urutannya harus tetap: hapus proses yang tidak diperlukan, sederhanakan proses yang diperlukan, integrasikan data, baru otomatisasikan.

AI juga tidak boleh menghapus pertanggungjawaban manusia. Keputusan yang menyangkut hak warga, sanksi, izin, bantuan sosial atau akibat hukum harus mempunyai pejabat manusia yang jelas tanggung jawabnya. Mesin dapat memberi rekomendasi; pemerintah tidak boleh bersembunyi di balik kalimat “sistem yang memutuskan”.

Transformasi digital juga dapat mengubah kebiasaan yang selama puluhan tahun dianggap normal dalam birokrasi. Salah satunya perjalanan dinas. Indonesia adalah negara kepulauan yang sangat luas. Tidak semua perjalanan dinas dapat dihapus. Inspeksi lapangan, pemeriksaan fisik, operasi, diplomasi, supervisi proyek dan pekerjaan teknis tertentu memang membutuhkan kehadiran manusia.

Tetapi rapat koordinasi rutin, penyampaian laporan, konsultasi administratif dan banyak pertemuan internal pemerintah tidak selalu memerlukan seseorang terbang dari daerah ke Jakarta atau sebaliknya. Untuk pekerjaan administratif rutin, secure teleconference seharusnya menjadi default, sedangkan perjalanan fisik memerlukan alasan substantif. Penghematannya bukan hanya tiket pesawat, hotel dan uang harian. Ada biaya yang lebih jarang dihitung: waktu kerja. Seorang pejabat dari daerah dapat kehilangan satu atau dua hari untuk menghadiri rapat dua jam di Jakarta. Dalam pemerintahan dengan ratusan instansi, akumulasi waktu tersebut sangat besar.

Digitalisasi juga membuka peluang yang bahkan lebih besar dalam pengadaan pemerintah. Indonesia telah mengembangkan Katalog Elektronik dan e-purchasing. Peraturan LKPP No. 2 Tahun 2026 bahkan mengatur pengelolaan katalog nasional, sektoral, lokal dan oleh institusi lainnya serta berbagai metode e-purchasing. Langkah berikutnya seharusnya bukan sekadar memindahkan transaksi ke platform elektronik, tetapi membangun national purchasing intelligence.

Pemerintah secara kolektif merupakan pembeli yang sangat besar. Dengan data pengadaan yang terintegrasi, pemerintah dapat mengetahui barang apa yang dibeli, oleh siapa, dari pemasok mana, berapa jumlahnya dan berapa harga satuannya. Bayangkan dua instansi membeli barang dengan spesifikasi yang pada dasarnya sama tetapi dengan harga yang berbeda jauh. Sistem seharusnya dapat segera menandainya. Jika pembelian sengaja dipecah menjadi transaksi-transaksi kecil, pola tersebut dapat terdeteksi. Jika vendor tertentu selalu memperoleh pola pembelian yang tidak biasa, sistem dapat memberikan red flag.

Artificial intelligence dapat memperkuat kemampuan tersebut dengan anomaly detection. Namun sekali lagi, anomali bukan bukti korupsi. Ia adalah sinyal agar manusia melakukan pemeriksaan. Dengan demikian transparansi pengadaan mempunyai dua fungsi sekaligus: anti-corruption dan efficiency. Jika reformasi digital dilakukan dengan benar, perhitungan manfaat reformasi pemerintahan juga harus berubah.

Penghematan tidak lagi hanya berasal dari penggabungan kementerian atau pengurangan jabatan administratif. Ada penghematan dari perjalanan dinas, dokumen fisik, penyimpanan, pengulangan input data, sistem IT yang tumpang tindih, pengadaan yang lebih cerdas dan otomatisasi pekerjaan rutin.

Tetapi kita tidak boleh mencampur seluruh manfaat tersebut menjadi satu angka fantastis. Ada sekurang-kurangnya tiga jenis manfaat yang harus dihitung secara terpisah. Yang pertama adalah structural fiscal saving: penghematan langsung karena konsolidasi organisasi, pengurangan duplikasi administrasi, penggunaan fasilitas bersama dan natural attrition. Yang kedua adalah digital and procurement efficiency: penghematan perjalanan, proses administrasi, sistem teknologi yang terintegrasi dan pengadaan yang lebih efisien.

Yang ketiga adalah governance and economic dividend, yang jauh lebih besar tetapi juga lebih sulit dihitung: waktu masyarakat yang tidak lagi terbuang, izin yang lebih cepat, kepastian usaha yang meningkat, keputusan pemerintah yang lebih baik, kebocoran yang berkurang dan produktivitas ekonomi yang meningkat. Ketiganya tidak boleh dijumlahkan secara sembarangan karena dapat terjadi double counting. Reformasi yang kredibel harus mempunyai baseline dan indikator yang dapat diaudit.

Karena itu transformasi pemerintahan seharusnya dirancang melalui tahapan sekitar sepuluh tahun. Pada tahun-tahun pertama, pemerintah melakukan functional mapping, audit organisasi, pemetaan kewenangan Pusat–daerah, inventarisasi data dan identifikasi proses yang tidak diperlukan. Tahap berikutnya melakukan konsolidasi organisasi, membangun interoperabilitas data, menyederhanakan proses dan memulai redistribusi ASN. Dalam tahap lebih panjang, natural attrition, AI, layanan digital dan pengadaan berbasis data mengubah komposisi aparatur serta menurunkan biaya administrasi secara bertahap.

Ukuran Keberhasilannya Harus Dapat Dirasakan Warga

Masyarakat tidak perlu mengetahui berapa banyak aplikasi yang dimiliki pemerintah. Mereka perlu mengetahui bahwa membuka usaha lebih mudah. Mereka tidak peduli berapa indeks reformasi birokrasi yang dicapai sebuah instansi apabila masih harus membawa fotokopi dokumen dari kantor yang satu ke kantor pemerintah lainnya. Teknologi yang berhasil justru semakin tidak terlihat. Demikian pula pemerintahan yang berhasil tidak harus hadir dalam setiap aspek kehidupan masyarakat. Ia harus hadir ketika dibutuhkan, membuat aturan yang adil, menyediakan public goods dan pelayanan yang diperlukan, melindungi hak, membuka kesempatan, serta memberdayakan masyarakat agar semakin mampu berdiri sendiri. Di situlah empat unsur reformasi bertemu.

Pemerintahan harus tepat ukuran, karena setiap organisasi dan jabatan harus mempunyai fungsi yang dapat dibuktikan. Pemerintahan harus efektif, karena keberhasilannya diukur dari masalah yang diselesaikan, bukan banyaknya kegiatan. Pemerintahan harus efisien, karena setiap rupiah, setiap ASN dan setiap jam kerja merupakan sumber daya publik. Dan pemerintahan harus bertanggung jawab, karena setiap kewenangan harus mempunyai pemegang tanggung jawab yang jelas dan setiap penggunaan uang rakyat harus dapat dihubungkan dengan hasil.

Reformasi pemerintahan karena itu bukan proyek untuk mengecilkan negara dan bukan pula gerakan untuk menyalahkan birokrat. ASN adalah kapasitas negara. Pemerintah daerah adalah bagian dari kapasitas negara. Teknologi adalah alat untuk memperbesar kapasitas tersebut. Yang harus dikurangi adalah duplikasi, pekerjaan yang tidak diperlukan, rantai komando yang terlalu panjang, informasi yang terfragmentasi, organisasi yang saling mengerjakan pekerjaan yang sama, dan proses yang hidup hanya karena “selama ini memang begitu”.

Pada akhirnya pertanyaan reformasi pemerintahan sangat sederhana: berapa banyak kemampuan pemerintah yang benar-benar sampai kepada rakyat dibandingkan dengan sumber daya yang digunakan untuk mengurus pemerintah itu sendiri? Indonesia tidak memerlukan pemerintahan yang sekadar lebih besar ataupun lebih kecil.

Indonesia memerlukan pemerintahan yang tepat ukuran, efektif, efisien, dan bertanggung jawab. RSAL Mintohardjo, 4 Oktober 2026. (***)